Номенклатура дел как классификационный справочник. Часть 1

Важной задачей документационного обеспечения управления является организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрый поиск для решения самых разных управленческих проблем, возможен только при наличии в организации номенклатуры дел.

ГОСТ Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».(1) Исходя из определения номенклатура закрепляет систематизацию всех документов; содержит сроки хранения каждого дела, а также является документом оформленным по правилам.

Номенклатура дел - это локальный нормативный документ, обязательный для исполнения не только службой ДОУ, но и всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение упорядочивание документов, формируемых в дела. Номенклатура дел выполняет конкретные фуекции:
• используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;
• каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;
• может использоваться при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;
• классификационная схема номенклатуры - при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.
Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные основным:
• Основными правилами работы архивов организаций.

В деятельности организации составляется и используется Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел для каждой конкретной организации.

М. Моторная
Продолжение следует